ไมโครซอฟท์กำลังปรับปรุงฟีเจอร์การจัดการอีเมลใน Outlook ด้วยระบบเก็บถาวรอัตโนมัติที่จะช่วยปกป้องกล่องจดหมายของผู้ใช้จากปัญหาความจุเต็ม โดยระบบจะทำการย้ายอีเมลเก่าสุดไปยังพื้นที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติเมื่อกล่องจดหมายมีความจุถึง 90% ซึ่งเป็นการพัฒนาต่อยอดจากฟีเจอร์ AutoArchive ที่มีอยู่เดิมให้ทำงานได้อัจฉริยะและสะดวกยิ่งขึ้น
ฟีเจอร์ AutoArchive ของ Outlook เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการพื้นที่จัดเก็บในกล่องจดหมายหรือเซิร์ฟเวออีเมลโดยการย้ายข้อมูลเก่าไปยังตำแหน่งเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ ตามข้อมูลจาก Microsoft Support ระบบจะสร้างไฟล์เก็บถาวรในรูปแบบ Outlook Data File (.pst) และจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Documents ของผู้ใช้ ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงอีเมลที่ถูกเก็บถาวรได้ทุกเมื่อผ่าน Outlook โดยไม่สูญหายไปไหน
ระบบการเก็บถาวรมีการกำหนดระยะเวลามาตรฐานสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ โดย Inbox และ Drafts จะถูกเก็บถาวรหลังจากผ่านไป 6 เดือน ส่วน Sent Items และ Deleted Items จะใช้เวลา 2 เดือน ขณะที่ Outbox จะถูกเก็บถาวรหลังจาก 3 เดือน สำหรับ Calendar, Tasks และ Notes จะใช้ระยะเวลา 6 เดือนเช่นกัน ผู้ใช้สามารถปรับแต่งระยะเวลาเหล่านี้ได้ตามความต้องการผ่านการตั้งค่าใน AutoArchive Settings
สำหรับผู้ใช้ที่มีความจุกล่องจดหมายสูง Microsoft 365 ยังมีฟีเจอร์ auto-expanding archiving ที่ให้พื้นที่เก็บถาวรเพิ่มเติมได้ถึง 1.5 TB โดยเริ่มต้นที่ 100 GB และเมื่อใกล้เต็มระบบจะขยายพื้นที่โดยอัตโนมัติในหน่วย 50 GB ต่อครั้ง ฟีเจอร์นี้รองรับทั้งผู้ใช้แพ็คเกจ Business Premium และ Enterprise E3 ขึ้นไป ช่วยให้องค์กรที่มีการสื่อสารอีเมลจำนวนมากสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การอัปเดตนี้ถือเป็นการแก้ปัญหาสำคัญสำหรับผู้ใช้ที่มักจะเก็บสะสมอีเมลจำนวนมากไว้ในกล่องจดหมาย ซึ่งอาจทำให้ Outlook ทำงานช้าลงหรือเกิดปัญหาความจุเต็มจนไม่สามารถรับอีเมลใหม่ได้ ระบบ auto-archive ที่เริ่มทำงานเมื่อความจุถึง 90% จะช่วยป้องกันปัญหาดังกล่าวล่วงหน้า พร้อมทั้งรักษาประสิทธิภาพการทำงานของโปรแกรมให้อยู่ในระดับที่ดี ขณะเดียวกันผู้ใช้ก็ยังสามารถค้นหาและเข้าถึงอีเมลเก่าได้เมื่อต้องการ